Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) — komentarz do ustawy. Jak działa rejestr i jak wykreślić wpis?

Autor: Mariusz Szałański — radca prawny, licencjonowany doradca restrukturyzacyjny (nr 1306), założyciel Kancelarii Restrukturyzacyjnej Szałański i Partnerzy. Ponad 23 lata doświadczenia na styku prawa i finansów.

1. Wstęp — po co ustawodawca stworzył Krajowy Rejestr Zadłużonych?

Krajowy Rejestr Zadłużonych zaczął funkcjonować 1 grudnia 2021 r. (art. 36 ustawy). Z tym dniem zlikwidowano Centralny Rejestr Restrukturyzacji i Upadłości (art. 34 ust. 3), a jego funkcje przejął nowy, w pełni elektroniczny system. KRZ jest prowadzony wyłącznie w systemie teleinformatycznym — nie istnieje jego wersja papierowa.

Dlaczego zlikwidowano tradycyjne obwieszczenia na rzecz KRZ?

Przed 2021 r. informacje o upadłościach i restrukturyzacjach publikowano m.in. w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz rozproszonych rejestrach. Ustawodawca uznał ten model za nieprzejrzysty i wolny. KRZ centralizuje te dane w jednym miejscu i czyni je jawnymi dla każdego za pośrednictwem Internetu (art. 4 ust. 1 i 2). Obwieszczenia dokonywane w postępowaniach restrukturyzacyjnych i upadłościowych zostały w istotnym zakresie przeniesione do rejestru — w KRZ dokonuje się obwieszczeń dotyczących informacji o dłużnikach w upadłości i restrukturyzacji oraz o wspólnikach spółek osobowych, jeżeli przepis szczególny tak stanowi (art. 2 ust. 2).

Wdrożenie dyrektyw unijnych i pełna cyfryzacja postępowań

KRZ nie jest wyłącznie polskim pomysłem. Ustawa służy stosowaniu rozporządzenia (UE) 2015/848 w sprawie postępowania upadłościowego oraz wdraża dyrektywę (UE) 2019/1023 (tzw. dyrektywę o restrukturyzacji i upadłości). W zakresie postępowań restrukturyzacyjnych, upadłościowych i orzeczonych zakazów (art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. a–c) KRZ stanowi rejestr upadłości w rozumieniu art. 24 ust. 1 rozporządzenia 2015/848 (art. 3). Oznacza to, że polskie dane o niewypłacalności są powiązane z europejskim systemem wymiany informacji.

2. Co to jest Krajowy Rejestr Zadłużonych i jak działa system?

Krajowy Rejestr Zadłużonych to prowadzony przez Ministra Sprawiedliwości w systemie teleinformatycznym rejestr informacji o niewypłacalności oraz o bezskutecznej egzekucji (art. 1). Minister Sprawiedliwości jest jednocześnie administratorem danych zgromadzonych w Rejestrze oraz danych objętych treścią obwieszczeń (art. 12 ust. 2), a adres, pod którym Rejestr jest dostępny w sieci Internet, publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej (art. 12 ust. 1).

Jawność rejestru (art. 4) — kto i co może w nim sprawdzić?

Zgodnie z art. 4 ust. 1 Rejestr jest jawny. Artykuł 4 ust. 2 przyznaje każdemu prawo do zapoznania się z danymi ujawnionymi w Rejestrze oraz danymi objętymi treścią obwieszczeń za pośrednictwem sieci Internet. Nie jest wymagane wykazanie interesu prawnego ani uiszczenie opłaty za wgląd. W praktyce oznacza to, że kontrahent, bank czy firma leasingowa mogą samodzielnie sprawdzić, czy wobec danej osoby lub spółki toczy się postępowanie upadłościowe albo czy figuruje w niej informacja o bezskutecznej egzekucji.

Trzy główne funkcje KRZ: informacyjna, obwieszczeniowa i procesowa

• Funkcja informacyjna — KRZ gromadzi i ujawnia dane o dłużnikach, postępowaniach i bezskutecznych egzekucjach (art. 2, art. 5–8).
• Funkcja obwieszczeniowa — w Rejestrze dokonuje się obwieszczeń przewidzianych przepisami szczególnymi (art. 2 ust. 2), w tym obwieszczenia o ustaleniu dnia układowego w postępowaniu o zatwierdzenie układu.
• Funkcja procesowa — KRZ jest zintegrowany z systemem teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe; dane są ujawniane jednocześnie z dokonaniem obwieszczenia albo inną czynnością, z którą ustawa wiąże skutek ujawnienia (art. 9 ust. 1).

3. Kogo wpisuje się do Krajowego Rejestru Zadłużonych? (zakres podmiotowy)

Zakres podmiotowy rejestru wyznacza art. 2 ust. 1 ustawy o KRZ, który wskazuje cztery kategorie podmiotów.

Dłużnicy w upadłości i restrukturyzacji (art. 2 ust. 1 pkt 1)

Do rejestru trafiają osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne posiadające zdolność prawną, wobec których prowadzone są albo były postępowania: restrukturyzacyjne oraz o zawarcie układu na zgromadzeniu wierzycieli (art. 491²⁵ Prawa upadłościowego), upadłościowe lub wtórne upadłościowe, zakończone prawomocnym orzeczeniem zakazu prowadzenia działalności (art. 373 ust. 1 Prawa upadłościowego), a także w przedmiocie uznania orzeczenia o wszczęciu zagranicznego postępowania upadłościowego. Obejmuje to zarówno przedsiębiorców, jak i konsumentów w upadłości konsumenckiej.

Wspólnicy spółek osobowych odpowiadający całym majątkiem (art. 2 ust. 1 pkt 2)

Ujawnieniu podlegają wspólnicy osobowych spółek handlowych, którzy ponoszą odpowiedzialność za zobowiązania spółki bez ograniczenia całym swoim majątkiem — jeżeli ogłoszono upadłość spółki, wszczęto wobec niej wtórne postępowanie upadłościowe albo oddalono wniosek o ogłoszenie upadłości spółki na podstawie art. 13 ust. 1 lub 2 Prawa upadłościowego (art. 2 ust. 1 pkt 2). Dotyczy to m.in. wspólników spółki jawnej oraz komplementariuszy.

Dłużnicy z bezskuteczną egzekucją komorniczą, skarbową i ZUS (art. 2 ust. 1 pkt 3)

Do KRZ wpisuje się podmioty, wobec których umorzono postępowanie egzekucyjne z powodu jego bezskuteczności: egzekucji prowadzonej przez komornika lub sąd, gdy z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych, oraz egzekucji administracyjnej prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego albo dyrektora oddziału ZUS, gdy nie uzyska się kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne (art. 2 ust. 1 pkt 3).

Dłużnicy alimentacyjni z zaległościami powyżej 3 miesięcy (art. 2 ust. 1 pkt 4)

Rejestr ujawnia osoby fizyczne, wobec których toczy się egzekucja świadczeń alimentacyjnych lub egzekucja należności budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów, jeżeli zalegają one ze spełnieniem tych świadczeń za okres dłuższy niż 3 miesiące (art. 2 ust. 1 pkt 4).

4. Jakie dane gromadzi i ujawnia KRZ? (zakres przedmiotowy art. 5–8)

Zakres danych zależy od kategorii podmiotu i jest precyzyjnie określony w art. 5–8:

• Art. 5 — dane dłużników w restrukturyzacji i upadłości (art. 2 ust. 1 pkt 1). Katalog obejmuje aż 36 pozycji, m.in.: imię i nazwisko albo nazwę, firmę, adres, numer PESEL albo numer w KRS (art. 5 ust. 1 pkt 5), NIP, nazwę sądu i sygnaturę akt, imię i nazwisko sędziego-komisarza, informacje o złożonych wnioskach i ich rozstrzygnięciu, o ogłoszeniu upadłości i otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego, o liście wierzytelności, planie podziału, planie spłaty wierzycieli, umorzeniu zobowiązań oraz o prawomocnym orzeczeniu zakazu z art. 373 ust. 1 Prawa upadłościowego wraz z okresem zakazu.
• Art. 6 — dane wspólników spółek osobowych (art. 2 ust. 1 pkt 2), m.in. imię i nazwisko albo nazwa, PESEL albo numer w KRS oraz informacje o oddaleniu wniosku o upadłość spółki i o ogłoszeniu jej upadłości.
• Art. 7 — dane dłużników z bezskuteczną egzekucją (art. 2 ust. 1 pkt 3), m.in. dane identyfikacyjne, datę umorzenia postępowania egzekucyjnego, sygnaturę akt, organ, który wydał orzeczenie, kwotę wierzytelności niewyegzekwowanych oraz wskazanie tytułu wykonawczego.
• Art. 8 — dane dłużników alimentacyjnych (art. 2 ust. 1 pkt 4), m.in. imię i nazwisko, PESEL, wskazanie tytułu wykonawczego albo podstawy prawnej należności, rodzaj wierzytelności, datę ukończenia postępowania egzekucyjnego oraz datę spłaty całości wierzytelności.

Sposób i moment zamieszczenia danych reguluje art. 9. Dane z art. 5 i 6 ujawniane są jednocześnie z obwieszczeniem lub inną czynnością wywołującą skutek ujawnienia (art. 9 ust. 1); dane skarbowe i ZUS zamieszczają odpowiednio Szef KAS, naczelnik urzędu skarbowego lub dyrektor oddziału ZUS (art. 9 ust. 2), a dane o bezskutecznej egzekucji komorniczej lub sądowej — komornik albo sąd, który wydał postanowienie o umorzeniu (art. 9 ust. 3). Dane alimentacyjne zamieszcza komornik prowadzący egzekucję lub organ, który wypłacił świadczenia (art. 9 ust. 4).

5. Kiedy wpis automatycznie znika z KRZ? Powaga art. 11 ustawy

Zasadą wynikającą z art. 11 ust. 1 jest, że dane zawarte w Rejestrze nie mogą być z niego usunięte, chyba że ustawa stanowi inaczej. Rejestr nie działa więc na zasadzie dowolnego „czyszczenia" — usunięcie lub zaprzestanie ujawniania danych następuje albo automatycznie po upływie ustawowego terminu, albo w ściśle określonych sytuacjach wskazanych w ustawie.

Okresy ujawniania danych (3 lata, 7 lat, 10 lat)

• 10 lat — dane z art. 5 i 6 przestają być ujawniane po upływie 10 lat od dnia prawomocnego zakończenia lub umorzenia postępowania, którego dotyczą (art. 11 ust. 2).
• 3 lata — jeżeli prawomocnie zatwierdzono układ, dane przestają być ujawniane po 3 latach od uprawomocnienia się postanowienia o stwierdzeniu wykonania układu (art. 11 ust. 3 pkt 1); analogicznie — 3 lata od wykonania planu spłaty wierzycieli i umorzenia zobowiązań albo od umorzenia zobowiązań bez ustalenia planu spłaty (art. 11 ust. 4 pkt 1).
• 10 lat — od uprawomocnienia się postanowienia o uchyleniu układu albo wygaśnięciu układu z mocy prawa (art. 11 ust. 3 pkt 2) oraz od uchylenia planu spłaty wierzycieli (art. 11 ust. 4 pkt 2).
• Warunkowe umorzenie zobowiązań — dane z art. 5 przestają być ujawniane po 3 latach od upływu 5-letniego terminu liczonego od uprawomocnienia się postanowienia o warunkowym umorzeniu zobowiązań (art. 11 ust. 4a pkt 1).
• Zakaz z art. 373 ust. 1 Prawa upadłościowego — dane przestają być ujawniane po 3 latach od dnia następującego po upływie okresu zakazu (art. 11 ust. 5).
• 7 lat — dane o bezskutecznej egzekucji (art. 7) przestają być ujawniane po 7 latach od dnia ich zamieszczenia (art. 11 ust. 6), a dane alimentacyjne (art. 8) — po 7 latach od zamieszczenia informacji o ukończeniu postępowania egzekucyjnego lub o spłacie całości wierzytelności (art. 11 ust. 7).

Upływ powyższych terminów działa automatycznie, z mocy samej ustawy — nie jest wymagany wniosek dłużnika ani decyzja organu. Zaprzestanie ujawniania danych obejmuje również zaprzestanie ujawniania obwieszczeń dokonanych w danym postępowaniu (art. 11 ust. 10). Po zaprzestaniu ujawniania dane, pozbawione cech identyfikujących osobę, mogą być udostępniane wyłącznie do badań naukowych i celów statystycznych (art. 11 ust. 11).

6. Jak wykreślić wpis z KRZ przed czasem? Wniosek o usunięcie lub zmianę danych

Poza automatycznym upływem terminów ustawa przewiduje dwie ścieżki wcześniejszej ingerencji w treść rejestru: korektę danych błędnych (art. 11 ust. 8) oraz usunięcie danych o egzekucji, gdy zobowiązanie przestało istnieć (art. 11 ust. 9). To na tych przepisach opiera się skuteczne wykreślenie z KRZ. W praktyce pytanie o to, jak usunąć wpis z KRZ, sprowadza się do ustalenia, czy zachodzi jedna z tych dwóch podstaw.

Kiedy wpis w KRZ jest błędny lub nieaktualny? (art. 11 ust. 8)

Zgodnie z art. 11 ust. 8 komornik, a w przypadkach z art. 9 ust. 2–4 — Szef KAS, właściwy naczelnik urzędu skarbowego, właściwy dyrektor oddziału ZUS, organ, który wypłacił świadczenia alimentacyjne, albo sąd — niezwłocznie zmieniają albo usuwają z urzędu lub na wniosek podmiotu ujawnionego w Rejestrze dane błędne. Podstawą korekty jest tu wadliwość samego wpisu (np. błąd co do tożsamości, kwoty, daty, sygnatury). To najprostsza droga, gdy w rejestrze figuruje błędny wpis w KRZ.

Wygaśnięcie zobowiązania i spłata długu a obowiązek usunięcia wpisu (art. 11 ust. 9)

Kluczowy dla praktyki jest art. 11 ust. 9 ustawy o KRZ. Przepis ten nakazuje wskazanym organom (komornik, Szef KAS, naczelnik US, dyrektor oddziału ZUS, organ wypłacający świadczenia alimentacyjne albo sąd) niezwłocznie zmienić albo usunąć — z urzędu lub na wniosek — dane, o których mowa w art. 7 i art. 8 (wpisy o bezskutecznej egzekucji i alimentach), gdy po ich ujawnieniu:

• zobowiązanie wygasło, albo
• zapadło orzeczenie sądowe albo decyzja administracyjna, z których wynika, że ujawniona wierzytelność nie istnieje albo wygasło zobowiązanie, z którego ona wynika, albo
• tytuł wykonawczy stanowiący podstawę ujawnienia został prawomocnym orzeczeniem sądu pozbawiony wykonalności.

Ustawa stawia wyraźny wymóg dowodowy: wygaśnięcie zobowiązania musi być stwierdzone orzeczeniem, zaświadczeniem właściwego organu albo oświadczeniem wierzyciela (art. 11 ust. 9 zdanie drugie).

Dlatego relacja spłata długu a KRZ nie jest automatyczna — sama zapłata nie kasuje wpisu; konieczne jest wykazanie wygaśnięcia zobowiązania jednym z tych dokumentów, po czym organ dokonuje usunięcia lub zmiany danych. Co istotne, art. 11 ust. 9 dotyczy danych z art. 7 i art. 8 (egzekucja, alimenty); wpisy dotyczące upadłości i restrukturyzacji (art. 5 i 6) podlegają regułom terminowym z art. 11 ust. 2–5.

Jak złożyć wniosek do sądu lub komornika o wykreślenie z KRZ? Instrukcja krok po kroku

Procedura usunięcia danych z Krajowego Rejestru Zadłużonych przebiega następująco:

1. Ustal podstawę wpisu i organ właściwy. Sprawdź, z jakiego tytułu figuruje wpis (bezskuteczna egzekucja komornicza, egzekucja skarbowa, ZUS, alimenty) i który organ go zamieścił — to on jest właściwy do zmiany lub usunięcia danych (art. 9 oraz art. 11 ust. 8 i 9).
2. Zgromadź dowód wygaśnięcia zobowiązania lub błędu wpisu: oświadczenie wierzyciela o spłacie/wygaśnięciu długu, zaświadczenie właściwego organu, prawomocne orzeczenie sądu (np. o pozbawieniu tytułu wykonawczego wykonalności) albo decyzję administracyjną (art. 11 ust. 9).
3. Złóż wniosek do właściwego organu — komornika, naczelnika urzędu skarbowego, dyrektora oddziału ZUS, organu wypłacającego świadczenia alimentacyjne albo do sądu (art. 11 ust. 8 i 9). Dla danych błędnych podstawą jest art. 11 ust. 8, dla wygaśnięcia zobowiązania — art. 11 ust. 9.
4. Wskaż żądanie i załącz dowody. Organ ma obowiązek działać niezwłocznie; we wniosku jednoznacznie wskaż, czy żądasz zmiany, czy usunięcia danych.
5. Zweryfikuj rejestr po korekcie — sprawdź, czy wpis został usunięty lub zaktualizowany, a wraz z nim odpowiednie obwieszczenia (art. 11 ust. 10).

W sprawach spornych, gdy organ odmawia korekty lub gdy podstawą wpisu jest tytuł wymagający wzruszenia (powództwo przeciwegzekucyjne, pozbawienie wykonalności tytułu wykonawczego), niezbędne bywa postępowanie sądowe. Tu wsparcie profesjonalnego pełnomocnika i doradcy restrukturyzacyjnego jest szczególnie wskazane.

7. Jak sprawdzić osobę fizyczną lub firmę w systemie KRZ?

Ponieważ Rejestr jest jawny (art. 4 ust. 1), sprawdzenia może dokonać każdy, bez wykazywania interesu prawnego, za pośrednictwem sieci Internet (art. 4 ust. 2). Adres, pod którym KRZ jest dostępny, Minister Sprawiedliwości udostępnia w Biuletynie Informacji Publicznej (art. 12 ust. 1). Wyszukiwanie prowadzi się po danych identyfikujących podmiot, w szczególności po numerze PESEL albo numerze w KRS oraz NIP (por. dane z art. 5–8). W ten sposób bank, firma leasingowa lub kontrahent mogą ustalić, czy wobec danej osoby lub spółki toczyło się postępowanie upadłościowe albo restrukturyzacyjne, czy figuruje informacja o bezskutecznej egzekucji lub o zaległościach alimentacyjnych. Warto pamiętać, że dane, których ujawniania zaprzestano po upływie terminów z art. 11, nie będą już widoczne w wyszukiwarce rejestru.

8. Najczęściej zadawane pytania (FAQ) — KRZ a wykreślenie wpisu