Polityka prywatności

§ 12. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

Szałański i Partnerzy Kancelaria Restrukturyzacyjna sp. z o.o.
z siedzibą w Warszawie
wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego
e-mail: szalanski@krpsm.pl
(dalej: „Administrator”)

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem: szalanski@krpsm.pl

§ 13. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

a) Realizacja usług prawnych i restrukturyzacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO):

• restrukturyzacja przedsiębiorstw (postępowania: o zatwierdzenie układu, uproszczone, przyspieszone układowe, układowe, sanacyjne);
• postępowania upadłościowe i doradztwo pre-upadłościowe;
• ochrona członków zarządu przed odpowiedzialnością z art. 299 k.s.h. i art. 116 Ordynacji podatkowej;
• zakładanie i obsługa fundacji rodzinnych;
• doradztwo prawne i restrukturyzacyjne.

b) Cele marketingowe i analityczne (art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO):

• przesyłanie informacji handlowych i newslettera — na podstawie odrębnej zgody;
• analiza aktywności Użytkowników w Serwisie i doskonalenie jego funkcjonalności;
• remarketing i kampanie reklamowe.

c) Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

• obowiązki rachunkowe, podatkowe i archiwizacyjne;
• przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CFT).

d) Sporządzanie notatek z rozmów i spotkań (art. 6 ust. 1 lit. a RODO):

• nagrywanie rozmów (zapis dźwięku) i ich transkrypcja w celu sporządzenia notatki — za zgodą Użytkownika, na zasadach opisanych w § 14a.

§ 14. Przetwarzanie z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI) – szczegółowe zasady

31. Administrator informuje, że w procesie świadczenia usług prawnych i restrukturyzacyjnych może korzystać z zaawansowanych modeli sztucznej inteligencji (LLM), w tym w szczególności:

• Claude — dostarczany przez Anthropic PBC (USA);
• modeli z rodziny GPT — dostarczanych przez OpenAI LLC (USA) lub Microsoft Corporation (USA);
• innych modeli AI dostępnych za pośrednictwem bezpiecznych interfejsów klasy Enterprise.

32. Celem przetwarzania danych przy udziale narzędzi AI jest:

• wspomaganie analizy sytuacji finansowej i prawnej Użytkownika;
• automatyzacja wstępnych ocen zdolności układowej;
• przygotowanie szkiców dokumentów restrukturyzacyjnych lub prawnych, poddawanych następnie weryfikacji przez licencjonowanego specjalistę;
• poprawa efektywności obsługi klienta.

33. Administrator zapewnia, że:

• przetwarzanie odbywa się wyłącznie w oparciu o interfejsy API lub rozwiązania Enterprise, które gwarantują poufność danych i ich nieujawnianie osobom trzecim;
• dane Użytkowników nie są wykorzystywane przez dostawców AI do trenowania ani ulepszania publicznych modeli językowych;
• z każdym dostawcą AI zawarto umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych lub inny równoważny instrument prawny zapewniający ochronę danych;
• wszelkie analizy AI podlegają merytorycznej weryfikacji przez prawnika lub doradcę restrukturyzacyjnego Kancelarii.

34. Podstawą prawną przetwarzania danych z udziałem narzędzi AI jest:

• w zakresie świadczenia usług — niezbędność do realizacji umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• w zakresie danych kontaktowych przekazanych przez formularz — zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• w zakresie prawnie uzasadnionych interesów Kancelarii (podnoszenie jakości usług) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

35. Użytkownik ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu jego danych z udziałem narzędzi AI w dowolnym momencie poprzez kontakt na adres: szalanski@krpsm.pl.

§ 14a. Nagrywanie rozmów i transkrypcja nagrań

35a. Użytkownik, który kontaktuje się z Kancelarią lub korzysta z jej usług, wyraża zgodę na to, by rozmowy telefoniczne, wideokonferencje i spotkania z Kancelarią były nagrywane (zapis dźwięku), a nagrania przekształcane w transkrypcję (zapis tekstowy), na podstawie której sporządzamy notatkę ze sprawy.

35b. Przed rozpoczęciem nagrywania informujemy o nim Użytkownika i prosimy o potwierdzenie zgody. Bez tego potwierdzenia rozmowa nie jest nagrywana. Użytkownik może odmówić nagrywania — nie ma to wpływu na obsługę, a notatkę sporządzamy wtedy w inny sposób.

35c. Celem nagrywania i transkrypcji jest dokładne odnotowanie informacji i ustaleń z rozmowy, przygotowanie notatki lub podsumowania oraz dalsze prowadzenie sprawy Użytkownika. Podstawą prawną jest zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

35d. Rozmowy telefoniczne nagrywa i automatycznie przekształca w tekst centrala telefoniczna Zadarma, z której korzysta Kancelaria. Usługę świadczą spółki z grupy Zadarma (m.in. IP Telecom Bulgaria Ltd. z siedzibą w Bułgarii i Voice Cloud S.L. z siedzibą w Hiszpanii), działające na zlecenie Administratora jako podmioty przetwarzające (§ 16). Do rozpoznawania mowy Zadarma korzysta z usług dalszych podmiotów przetwarzających, takich jak Google Cloud Platform, VoiceBase i ElevenLabs. Notatki i podsumowania mogą być dalej opracowywane z użyciem narzędzi, o których mowa w § 14. Treść nagrań i transkrypcji objęta jest tajemnicą zawodową.

35e. Nagranie dźwiękowe usuwamy po sporządzeniu i sprawdzeniu notatki, nie później niż w ciągu 30 dni od rozmowy. Transkrypcję i notatkę przechowujemy jako część dokumentacji sprawy, przez okresy wskazane w § 17.

35f. Zgodę można w każdej chwili cofnąć, pisząc na adres szalanski@krpsm.pl lub informując o tym w trakcie rozmowy. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO).

§ 15. Przekazywanie danych do państw trzecich

36. W związku z korzystaniem z narzędzi AI, centrali telefonicznej Zadarma (nagrania i transkrypcja rozmów, § 14a) i innych usług technologicznych, dane Użytkownika mogą być przekazywane do państw trzecich, w szczególności do Stanów Zjednoczonych Ameryki (USA) i Wielkiej Brytanii.

37. Przekazywanie danych do USA odbywa się z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w przypadku Wielkiej Brytanii);
• Standardowych Klauzul Umownych (SKU/SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
• certyfikacji dostawcy w ramach programu EU-U.S. Data Privacy Framework (jeśli dotyczy);
• innych prawnie dopuszczalnych mechanizmów wskazanych w art. 46 RODO.

38. Na żądanie Użytkownika Administrator udostępnia kopię lub informację o stosowanych zabezpieczeniach dotyczących przekazywania danych osobowych do państw trzecich.

§ 16. Odbiorcy danych osobowych

39. Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane:

• podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora na podstawie umów powierzenia przetwarzania (m.in. dostawcy systemów IT, hostingu, CRM, narzędzi AI — wskazanych w § 14);
• podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa (sądy, organy administracji, komornicy, ZUS, US — w zakresie prowadzonych postępowań);
• innym prawnikom lub doradcom współpracującym z Kancelarią — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zlecenia i na podstawie stosownych umów poufności;
• podmiotom z grupy kapitałowej Kancelarii — w zakresie niezbędnym do świadczenia usług lub celów administracyjnych.

§ 17. Okres przechowywania danych

• Dane przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy o usługi prawne lub restrukturyzacyjne: przez czas realizacji usługi oraz przez okres wynikający z przepisów o archiwizacji dokumentacji (co do zasady 5–10 lat od zakończenia sprawy);
• Dane przetwarzane na podstawie zgody (marketing, newsletter): do czasu cofnięcia zgody;
• Dane kontaktowe przekazane przez formularz bez nawiązania dalszej współpracy: do 12 miesięcy od pierwszego kontaktu;
• Nagrania rozmów (zapis dźwięku): do czasu sporządzenia i sprawdzenia notatki, nie dłużej niż 30 dni od rozmowy; transkrypcje i notatki: jak dokumentacja sprawy;
• Dane wynikające z obowiązków rachunkowych i podatkowych: przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek.

§ 18. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdemu Użytkownikowi, którego dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — prawo do uzyskania potwierdzenia, czy dane są przetwarzane, a jeśli tak — do uzyskania ich kopii;
• prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) — prawo do żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO) — prawo do żądania usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy cofnięto zgodę stanowiącą podstawę przetwarzania;
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — prawo do żądania ograniczenia przetwarzania w sytuacjach wskazanych w RODO;
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie oraz prawo do ich przesłania innemu administratorowi;
• prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, w tym wobec profilowania;
• prawo do sprzeciwu wobec zautomatyzowanego podejmowania decyzji (art. 22 RODO) — prawo do żądania interwencji ludzkiej, wyrażenia własnego stanowiska i zakwestionowania decyzji podjętej w sposób zautomatyzowany;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed cofnięciem zgody.

Realizacja powyższych praw jest bezpłatna. W celu skorzystania z przysługujących praw należy kontaktować się pod adresem: szalanski@krpsm.pl. Administrator odpowiada w terminie 30 dni od otrzymania żądania (termin może być przedłużony o kolejne 60 dni w przypadkach uzasadnionych skomplikowaniem sprawy).

Użytkownikowi przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).

§ 19. Pliki cookies i technologie śledzące

40. Serwis wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) — małe pliki tekstowe zapisywane w urządzeniu Użytkownika, służące do prawidłowego funkcjonowania Serwisu, analizy ruchu i personalizacji treści.

41. Wyróżnia się następujące kategorie plików cookies:

• niezbędne — konieczne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu (brak konieczności uzyskania zgody);
• analityczne i statystyczne — Google Analytics, Hotjar i inne narzędzia analizy ruchu (za zgodą);
• marketingowe i remarketingowe — Meta Pixel, Google Ads (za zgodą).

42. Użytkownik może zarządzać preferencjami plików cookies za pośrednictwem panelu Cookie Consent lub ustawień przeglądarki. Odmowa akceptacji plików cookies innych niż niezbędne nie ogranicza dostępu do podstawowych treści Serwisu.

43. Kancelaria korzysta z usług zewnętrznych podmiotów analitycznych i marketingowych (m.in. Google LLC, Meta Platforms Inc.), które mogą przetwarzać dane Użytkownika na własnych warunkach.

§ 20. Zmiany Polityki Prywatności

44. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa, rozwojem technologii lub zmianami w stosowanych narzędziach.

45. Aktualna wersja Polityki jest dostępna pod adresem: szalanskikancelaria.pl/polityka-prywatnosci. Istotne zmiany będą komunikowane Użytkownikom w wyraźny sposób.

§ 21. Bezpieczeństwo danych

46. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpieczające przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem danych.

47. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych mogącego skutkować ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator powiadomi Prezesa UODO w terminie 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, a w stosownych przypadkach — również osoby, których dane dotyczą.

Wersja 1.1 (aktualizacja: 8 października 2026 r.) | Szałański i Partnerzy Kancelaria Restrukturyzacyjna sp. z o.o.